Support
Nieuw! Op uw verzoek meekijken
Om uw support vraag goed te kunnen behandelen is een mail sturen vaak voldoende, vooral wanneer dit wordt begeleid met een afbeelding van een wens of vraag. Soms kan het zijn dat meekijken een betere oplossing is.
Binnen uw Qarebase site hebben we deze oplossing ontwikkeld. U dient daarvoor per kijksessie een download uit te voeren. Mocht dit niet binnen de eisen van uw organisatie passen dan sluiten wij meestal aan bij uw eigen digitale oplossing.
Werkwijze
• Ga naar de homepagina van uw Qarebase site.
• Klik op het koptelefoon-icoon rechts bovenin in de horizontale blauwe bovenbalk.
• Er verschijnt een Pop Up waarin om een inlogcode gevraagd wordt. Wanneer wij met u meekijken, ontvangt u van ons een inlogcode via uw mail.
• Vul de inlogcode in en klik op [Deelnemen].
• Er wordt u gevraagd om een download. U leest dat deze download éénmalig is.
• Klik dubbel op uw eenmalige download van Zoho-Assiste (ZA_Connect.exe) om aan de externe ondersteuningssessie deel te nemen.
• Afhankelijk van de instellingen op uw computer of organisatie kan er – nadat u een dubbelklik heeft uitgevoerd – een waarschuwing komen van Microsoft.
Zoho Assist is echter veilig en voldoet aan de eisen voor informatiebeveiliging. Voor meer informatie ga naar; https://www.zoho.com/nl/assist/security-and-privacy.html
Module Planning
Nieuw! Exporteer uw taak naar een agenda
Wilt u uw taak in een eigen agenda plaatsen? U kunt dit per taak vanuit de module Planning exporteren.
Let op: een voorwaarde voor de plaatsing in de juiste agenda is afhankelijk van de instellingen op uw computer, tablet of i-pad. Uw systeembeheerder kan u per device uitleg geven over de keuzes die u in dient te stellen als deze nog niet ingesteld zijn.
Werkwijze
• Ga naar de module Planning en kies een taak.
• Klik op het icoon direct rechts van de taak. U leest bij het aanvinken: “Exporteer naar kalenderbestand”.
• Afhankelijk van uw device verschijnt er een download van uw kalenderbestand of ontvangt u een ander bericht.
• Na de download dient u het kalenderbestand te plaatsen in de desbetreffende agenda.
Nieuw! Regel instellen voor starttijd en notificatietijd
Via Qarebase stelt u een regel in voor de starttijd van elk item bij de kalender export en het aantal minuten van tevoren waarop u de notificatie van de activiteit wilt ontvangen.
Werkwijze
• Open uw gebruikersprofiel door op uw naam te klikken in de blauwe balk
• U opent uw gebruikersprofiel en klikt op de keuze [Wijzigen].
• U opent het tabblad [Instellingen]
• U bepaalt de starttijd en de notificatietijd. Deze instelling geldt voor alle terugkerende taken die u in uw agenda wilt plaatsen.
Module Verbetermanagement en Meldingen
Nieuw! Filteren op Inactieve Meldingtypes
Voor een totaalbeeld van uw verbeteracties of meldingen kan er de behoefte zijn om ook inactieve meldingtypes te tonen. Standaard worden alleen de actieve meldingtypes getoond.
Werkwijze module Verbetermanagement
• Ga naar het linker verticaal menu en kies bij de module Verbetermanagement voor [Overzicht]
• Ga naar het veld [Alle Meldingtypes]. Rechts daarvan ziet u een icoon met een oog.
- Het icoon is doorgestreept; actieve meldingtypes worden getoond
- Het icoon niet is doorgestreept; ook inactieve meldingtypes worden getoond
• Afhankelijk van uw device verschijnt er een download van uw kalenderbestand of ontvangt u een ander bericht.
• Na de download dient u het kalenderbestand te plaatsen in de desbetreffende agenda.
Werkwijze module Meldingen
• Ga naar het linker verticaal menu en kies bij de module Meldingen voor Rapportage meldingen of Rapportage Analyse.
• Ga naar het veld [Alle Meldingtypes]. Rechts daarvan ziet u een icoon met een oog. Ook hier geldt;
- Het icoon is doorgestreept; actieve meldingtypes worden getoond
- Het icoon niet is doorgestreept; ook inactieve meldingtypes worden getoond
Module Handboek
Nieuw! Uitbreiden rechten Aanmaken Nieuwe Documenten
De standaardinstelling binnen uw site is dat uitsluitend een sitebeheerder nieuwe documenten aan mag maken (en bewerken). De behoefte kan bestaan hiervan af te wijken door middel van het aanvinken van voorgestelde beleidsregels.
U kunt vanaf heden als sitebeheerder instellen dat Accordeerders en/of een Auteurs van documenten óók nieuwe documenten aan mogen maken (en bewerken). Hierbinnen kunt u nog filteren of dat voor nieuwe Onderliggende of nieuwe Volgende documenten geldt.
Let op: Een beleidsregel wordt centraal toegepast en kent geen uitzonderingen op enkele handboeken, documenten of individuen.
Let op: Een voorwaarde voor het toekennen van de beleidsregel is dat de desbetreffende accordeerder of auteur door u als sitebeheerder is geautoriseerd voor Schrijven of Volledig Beheer.
Werkwijze
• Ga naar de module Sitebeheer (alleen voor sitebeheerders)
• Ga naar [Site] en klik op [Beleidsregels]
• Wanneer u alle accordeerders en/of auteurs toegang wilt geven, vinkt u een of alle van de volgende keuzes aan en wacht u totdat u de (groene) bevestiging leest: [De wijzigingen zijn opgeslagen]
Voorbeeld
Sitebeheer: Beleidsregels
Beleidsregels wijken af van de standaardinstelling van Qarebase. U kunt er dus voor kiezen om van deze instelling af te wijken door een beleidsregel Aan te zetten. Vanwege uitbreiding van beleidsregels hebben wij daarvoor een aparte plek in de module Site Beheer gecreëerd. U vindt in Site Beheer onze nieuwe handboek beleidsregels over de uitbreiding van rechten op nieuwe documenten. De bestaande beleidsregel voor het downloaden van documenten bij Raadpleeg rechten is naar deze plek verplaatst.
Werkwijze: (alleen in te stellen door Sitebeheerders)
• Ga naar de module Sitebeheer
• Ga naar [Site]
• Vink aan [Beleidsregels]
• U kunt de volgende handboek beleidsregels aan (of weer uit) zetten (Zie hiervoor ook [module Handboek])
Verbeteringen:
Module Sitebeheer
• Meldingentypes: Link naar het formulier
• Meldingformulieren: Werking en lay-out keuzetype Opvolgend.
• Site: Locaties en afdelingen: directe zichtbaarheid van afdelingen
• Gebruikersprofiel Instellingen: Meldingcondities staan standaard aan.
Auditmodule:
• Alleen Actieve documenten kunnen geüpload worden
• Normregeltekst heeft geen maximum meer
Bibliotheek:
• Verbetermanagement: een link naar de melding is gemaakt
Risicomanagement:
• Bij het verwijderen van een profiel wordt de wijzigings- en aanmaakdatum ook verwijderd.
Bugfixes:
Module Handboek:
• Document afdrukken vanuit zoeken is weer mogelijk
• Feedback op rechten
• Handboek abonnement
• Keuze Accordeerder en Auteur; automatische voorkeuze
Module meldingen
• Analyseformulier notificaties: tekst
• Meldingen:
• Feedback bij opslaan van een Verbeteractie
Module Verbetermanagement:
• Alle verplichte velden zijn geel gearceerd
• Latijnse Help tekst is verwijderd.
Module Audit:
• In de pdf wordt ook de overige documentatie getoond
• De Audit Normregel wordt onthouden