Klachtenprocedure

De klachtenprocedure van Qarebase Company bestaat uit de onderstaande 5 stappen:

Ad1. Indienen klacht
U kunt uiterlijk binnen twee maanden na de feitelijke ontdekking van de gebeurtenis waarover wordt geklaagd een klacht indienen. Gebruik hiervoor het klachtenregistratieformulier dat beschikbaar is via https://www.qarebase.nl

Ad2. Toekennen klachtverantwoordelijke
Qarebase Company kent, na ontvangst van de klacht, een klachtverantwoordelijke toe die van uw klacht.

Ad3. Ontvangst klacht bevestigen
De klachtverantwoordelijke bevestigt binnen 14 dagen de ontvangst van uw klacht.

Ad4. Behandeling van de klacht
De klachtverantwoordelijke formeert een klachtdossier, waarin minimaal de volgende gegevens worden opgenomen:
• de NAW-gegevens van de klager;
• de indieningsdatum van de klacht;
• de naam van de klachtverantwoordelijke;
• de omschrijving van de klacht;
• de datum en de wijze van afhandeling van de klacht;
• de gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht;
• de status van de klacht (in behandeling/afgehandeld). U heeft te allen tijde recht op inzage in uw klachtdossier.

De klachtverantwoordelijke:
• bestudeert het dossier waarop de klacht betrekking heeft en verzamelt verder alle relevante informatie;
• wint eventueel nadere informatie in bij de klager;
• beoordeelt het dossier en de nader verkregen informatie en bekijkt deze in verhouding tot de

argumenten van de klager;
• bespreekt het dossier met een ander binnen Qarebase Company als check op de eigen interpretatie (vier ogen principe)
• neemt een standpunt in;
• legt het standpunt vast in het klachtdossier.

Ad5. Terugkoppeling
Het ingenomen standpunt betreffende klacht wordt door de klachtverantwoordelijke aan u teruggekoppeld. U wordt verzocht binnen 14 dagen te reageren op het ingenomen standpunt.
Indien u niet akkoord gaat, vragen wij u een gemotiveerde reactie te geven. Als er na sluiting van de standpuntwisseling, doch uiterlijk 30 dagen na communicatie van het ingenomen standpunt, nog steeds sprake is van een blijvend geschil, kunt u ervoor kiezen om gerechtelijke stappen te ondernemen.
Als de klacht voor beide partijen naar tevredenheid is afgehandeld, of als de reactietermijnen worden overschreden wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.